Tidstyven stjæler flere timer om måneden fra dig

Coverbilledet i denne artikel er genereret med AI-værktøjet ChatGPT.

Du har travlt, og virksomheden kører. Alligevel forsvinder der timer, og du kan ikke se hvor.

Tyven har nemlig flere skjulesteder. Et af dem er småopgaverne, som ingen holder øje med. Din medarbejder tømmer opvaskemaskinen hos kunden. Igen. Det er ikke en del af aftalen, og ingen har sagt, at det skal registreres. Efter en måned er det blevet til et par timer, som kunden burde have betalt for, men som du aldrig har faktureret. Ingen har gjort noget forkert. Timerne er bare aldrig blevet synlige, så der blev aldrig sendt en regning.

Men det største skjulested er slet ikke ude på rengøringsopgaven. Vidste du godt, at den største tidstyv gemmer sig i administrationen?

Der tager den ikke en hel dag ad gangen. Den tager fem minutter her og ti minutter der. En sygemelding, der skal dækkes. En tidsregistrering, der mangler. En faktura, der skal rettes. Hver ting virker lille. Men de bliver til mange, og fordi det sker i småstykker, ser du aldrig tabet samlet. Og jo flere kunder du får, jo mere kan tyven tage. Flere arbejdsplaner, flere timer at registrere, flere fakturaer og mere koordinering.

Så hvis du undrer dig over, hvor timerne bliver af, så start med at kigge på administrationen.

Artiklen kort

• Administration består ofte af mange små opgaver, som tilsammen kan stjæle tage en stor del af arbejdsdagen.
• Administration kan koste mere end bare tid. Manglende overblik og manuelle processer kan også påvirke økonomien og kontrollen med driften.
• De registrerede timer kan vise, om en opgave faktisk bliver udført inden for den tid, den er kalkuleret til.
• Når virksomheden vokser, behøver administrationstiden ikke vokse i samme tempo, hvis du bruger software til din rengøringsvirksomhed
• Bedre sammenhæng mellem planlægning, timer, løn, fakturering og dokumentation kan frigøre kapacitet til kunder, medarbejdere og udvikling af virksomheden.

Hvor forsvinder din tid egentlig hen?

Forestil dig en helt almindelig arbejdsuge. Dine medarbejdere har fået tildelt deres opgaver og den tid, der er sat af til dem. Men hvad sker der, når en opgave tager kortere tid end planlagt? Måske går noget af tiden med at vente, selvom medarbejderne kunne være kommet videre til næste opgave.

Samtidig kommer kunden med små ekstraopgaver undervejs. "Kan I ikke også lige klare det her?" Det virker måske som en lille ting, men når de ekstra opgaver løber op over en uge, kan det pludselig blive til mange timers arbejde, som aldrig bliver faktureret.

Resultatet? Du mister både værdifuld arbejdstid og penge, uden nødvendigvis at opdage det.

En medarbejder melder sig syg, og planen skal ændres. En anden har glemt at registrere sine timer. En kunde har bestilt en ekstraopgave, som skal faktureres. En medarbejder ringer for at få oplysninger om dagens opgave. Senere efterspørger en kunde dokumentation for det udførte arbejde.

Ingen af opgaverne virker nødvendigvis særligt tidskrævende.

Problemet er, at de kommer oven i hinanden.

Planlægning, omrokering, tidsregistrering, lønrettelser, fakturering, dokumentation, mails og koordinering er alle nødvendige dele af driften. Men hvis processerne kræver mange manuelle handlinger, kan de hurtigt tage mere tid, end du er opmærksom på.

Noget af tiden går måske også med noget, der bedst kan beskrives som brandslukning. Du reagerer på det næste problem, der opstår, frem for at kunne bruge tiden på de opgaver, du egentlig havde planlagt.

For det er sjældent én stor opgave, der stjæler din tid. Det er de mange små.

Administration er den skjulte tidstyv

Administration er nødvendig for at drive en rengøringsvirksomhed.

Problemet ligger nemlig ikke kun hos medarbejderen, driftslederen eller personen på kontoret, der sørger for løn og fakturering.

Problemet opstår i friktionen mellem de mange små processer.

Forestil dig, at en medarbejder melder sig syg.

Først skal du finde en afløser. Derefter skal arbejdsplanen ændres. Afløseren skal have besked om tid, sted og opgave. Måske skal kunden informeres. Bagefter skal du sikre dig, at timerne bliver registreret korrekt, og at de rigtige oplysninger kommer videre til løn og fakturering.

En sygemelding vælter nok ikke korthuset, men det kan de mange handlinger der skal løse det.

Det samme sker, når en timeseddel mangler, en ekstraopgave skal findes, en faktura skal rettes, en kunde efterspørger dokumentation, eller en medarbejder mangler information.

Administration stjæler sjældent flere timer på én gang.

Den tager tiden lidt efter lidt.

Hvad kunne 102 timer gøre for din virksomhed?

Det kan være svært at forholde sig til fem minutter her og ti minutter der.

Derfor bliver det interessant, når du lægger tiden sammen.

Forestil dig for eksempel, at du kan frigøre 8,5 timers administration om måneden.

På et år svarer det til:

102 timer.

Spørgsmålet er så ikke kun, at du har sparet 102 timer.

Spørgsmålet er:

Hvad kunne din virksomhed gøre med 102 ekstra timer?

Kunne du:

• følge bedre op på dine kunder?
• udarbejde flere tilbud?
• bruge mere tid på medarbejderne?
• arbejde mere med kvalitet?
• optimere driften?
• skabe plads til flere kunder?
• reducere administration efter arbejdstid?

Sparede timer er ikke slutresultatet.

Det er den kapacitet, du får tilbage.

Det kan være svært at vide, hvor meget administration egentlig fylder, før du sætter tal på den. Afslør din tidstyv og se, hvor hvor meget tid din virksomhed kan få tilbage.

Hvor viser tidstyven sig i din virksomhed?

Hvis du vil finde ud af, hvor administrationen fylder mest, kan du starte med at se på nogle af de processer, der gentager sig i hverdagen.

Planlægning og drift

Hvor meget tid går med at planlægge og ændre arbejdsplaner?Og hvad sker der, når virkeligheden ikke følger planen?

En enkelt sygemelding kan sætte gang i en hel kæde af opgaver. Der skal findes en afløser, kommunikeres med medarbejdere og måske kunder, og planen skal opdateres.

Det er derfor værd at spørge:

• Hvor meget administrativt arbejde skaber én sygemelding?
• Hvor stor en del af arbejdsdagen går med brandslukning og ændringer?
• Og ved driftslederen, om medarbejderen faktisk er mødt hos kunden?

Hvis svaret kræver endnu et opkald eller en besked, er der endnu en lille administrativ opgave i processen.

Timer og medarbejderadministration

Hvor meget tid bruger virksomheden på at samle, kontrollere og rette medarbejdernes timer?

Og hvor meget manuelt arbejde kræver medarbejderadministrationen generelt?

Det kan være registrering af timer, ændringer i arbejdsplaner, fravær, information om opgaver eller kontrol af, om de registrerede oplysninger er korrekte.

Tidsregistreringen er samtidig vigtig af en anden grund.Den kan fortælle noget om økonomien i dine kundeopgaver.

Men hvis afvigelsen gentager sig uge efter uge og hos flere kunder, kan den påvirke indtjeningen.

Omvendt kan et konsekvent lavere tidsforbrug være interessant at undersøge. Måske bliver opgaven løst mere effektivt end forventet.

Derfor er spørgsmålet ikke kun:

Er timerne registreret korrekt?

Det er også:

Matcher de registrerede timer den tid, du har kalkuleret opgaven til?

Når du kan sammenholde forventet og faktisk tidsforbrug, bliver det lettere at opdage afvigelser og undersøge, hvorfor de opstår.

Løn og fakturering

Når timerne er registreret, hvad sker der så med oplysningerne?

• Skal de kontrolleres manuelt?
• Skal noget rettes, før lønnen kan køres?
• Skal data flyttes eller indtastes igen i et andet system?

Jo flere gange de samme oplysninger skal håndteres, desto mere tid bruger virksomheden på administration, og desto flere steder kan der potentielt opstå fejl.

Det samme gælder faktureringen.Forliver alt det arbejde, virksomheden udfører, også faktureret?

Hvis en kunde bestiller en ekstraopgave, skal den ikke kun udføres. Den skal også registreres og ende på den rigtige faktura.Ellers risikerer virksomheden at levere arbejde uden at få betaling for det.

Dokumentation og kommunikation

Hvor ligger informationen om den enkelte kunde og opgave?

Hvis en medarbejder mangler information, kan vedkommende så selv finde den? Eller skal kontoret kontaktes?

Hvis en kunde efterspørger dokumentation, kan du så hurtigt finde den frem? Og hvad sker der, hvis kunden klager over en opgave?

Hvor meget tid går der med at finde frem til, hvem der udførte arbejdet, hvornår det blev udført, hvilke timer der blev registreret, og hvad der egentlig var aftalt?

Jo bedre dokumentation og informationsflow virksomheden har, desto lettere bliver det at reagere på spørgsmål og reklamationer uden først at skulle samle oplysninger fra flere steder.

Når din virksomhed vokser, vokser kompleksiteten også

Det minder lidt om familielivet.

Ét barn med skole, fritidsaktiviteter og aftaler kan være forholdsvis enkelt at koordinere.Men hvis I pludselig står med tre børn, der skal til fodbold, svømning og spejder på forskellige eller måske endda samme tidspunkt, vokser behovet for planlægning og koordinering hurtigt.

Det samme sker i din virksomhed.

Flere kunder giver flere opgaver.

Flere opgaver kræver flere medarbejdere.

Flere medarbejdere giver flere arbejdsplaner, flere ændringer og flere registrerede timer.

Og det fører igen til flere lønoplysninger, flere fakturaer og mere kommunikation.

Flere kunder → flere medarbejdere → flere planer → flere timer → mere løn og fakturering → mere koordinering

Vækst giver naturligt mere administration. Den behøver bare ikke vokse lige så hurtigt som virksomheden.

Hvis hver ny kunde kræver tilsvarende mere manuelt arbejde på kontoret, kan administrationen på et tidspunkt blive en flaskehals.

Du har måske mulighed for at få flere kunder, men mangler tiden til at håndtere den administration, der følger med.

Hvad sker der, når administrationen ikke vokser i samme tempo?

Forestil dig i stedet, at flere af de oplysninger, du allerede har, kan bruges videre gennem virksomhedens arbejdsgange.

At information om planlægning, medarbejdere og timer ikke hele tiden skal findes frem eller tastes ind igen.

At du hurtigere kan få overblik over registrerede timer.

At oplysninger til løn og fakturering ikke kræver den samme mængde manuelt arbejde.

Og at medarbejderne lettere kan finde de oplysninger, de har brug for.

Effektivisering handler altså ikke bare om at spare et par minutter her og der. Det handler om at bygge en virksomhed, der kan klare mere, uden at administrationen vokser tilsvarende.

Så det handler ikke kun om at spare nogle minutter. Det handler om at kunne håndtere mere aktivitet, uden at administrationen følger med op.

Din administration skal ikke stå i vejen for din næste kunde

Sparet administrationstid er ikke kun kroner og ører.

Den kan også være grundlaget for ny kapacitet.

Hvis virksomheden frigør nogle timer hver måned, kan de eksempelvis bruges på:

• at håndtere flere kunder
• at udarbejde flere tilbud
• bedre opfølgning på eksisterende kunder
• medarbejderledelse
• kvalitetsarbejde
• optimering af driften
• udvikling af virksomheden

Det afgørende er derfor ikke kun, hvor mange timer du kan spare.

Det interessante er, hvad du og virksomheden kan gøre med dem.

Din administration skal ikke stå i vejen for din næste kunde.

Hvor meget tid bruger du selv på administration?

Det kan være svært at vide, hvor meget administration egentlig fylder, før du sætter tal på den.

Hvor meget tid bruger du på planlægning?

Hvor meget går til at kontrollere timer?

Hvor meget tid bruger du på løn, fakturering og dokumentation?

Og hvor mange minutter forsvinder hver uge på at finde oplysninger eller rette små fejl?

Afslør din tidstyv, og undersøg, hvor tiden forsvinder i din egen virksomhed og få et estimat på, hvor meget tid du potentielt kan frigøre.

CleanManager skaber en bedre sammenhæng i din rengøringsvirksomhed

CleanManager er udviklet til rengøringsbranchen og hjælper med at skabe sammenhæng mellem centrale dele af den daglige drift:

Planlægning → medarbejdere → timer → løn → fakturering → dokumentation

Tanken er enkel.

Når information allerede findes ét sted i virksomheden, bør den ikke konstant skulle:

• findes igen
• kontrolleres manuelt
• flyttes mellem forskellige steder
• indtastes igen
• rettes flere gange

Når arbejdsgangene hænger bedre sammen, kan du reducere noget af det manuelle arbejde og samtidig få et bedre overblik over driften.

På den måde handler et digitalt system ikke kun om at flytte administrationen fra papir til en skærm.

Det handler om at optimere arbejdsgangene bag administrationen.

Læs vores artikel, Spot disse 5 skjulte mønstre, før de koster dig penge for at se, hvilke mønstre, der kan koste dig penge og som du bør holde særligt øje med.

Billederne i denne artikel er genereret med AI-værktøjet ChatGPT.

FAQ om administration som tidstyv i din rengøringsvirksomhed